Иногда покупатели — юридические лица — возвращают нам товар по различным причинам. Продукция уже имеет коды маркировки. Подскажите, какие действия необходимо выполнить в системе «Честный знак», чтобы корректно оформить возврат.
Если возврат от юрлица происходит после того, как вы уже передали товар по ЭДО и коды перешли покупателю, в «Честном знаке» это оформляется как обратная отгрузка: покупатель должен передать вам коды маркировки отдельным электронным документом (возврат поставщику), а вы — принять и подписать его. Если исходный УПД/документ еще не подписан, чаще всего достаточно корректно отклонить/аннулировать исходную передачу — отдельный «возврат» тогда не нужен.
Как это работает по логике маркировки
Маркировка фиксирует не «факт возврата», а смену владельца кодов и законность их нахождения у конкретного участника оборота. Когда вы отгрузили маркированный товар юрлицу и документ передачи подписан, коды в системе числятся за покупателем. Чтобы коды снова числились за вами, в системе должен появиться документ обратной передачи от покупателя к вам с перечислением этих кодов.
Отсюда ключевой риск: физически товар вернулся, а юридически (в системе) коды остались на покупателе. В этом случае у вас на остатках «не будет» этих кодов, и дальше вы не сможете корректно их отгружать/списывать — будут расхождения.
Практически: что сделать в «Честном знаке»
- Определите сценарий возврата:
- Документ передачи еще не подписан покупателем (поставку не приняли) — корректный вариант: отклонение/аннулирование исходного электронного документа (в зависимости от того, на каком этапе и через какой ЭДО работаете). После этого коды к покупателю не переходят.
- Документ подписан, коды перешли покупателю — нужен возврат поставщику как отдельная обратная передача кодов.
- При возврате после подписания: покупатель (как отправитель) формирует в ЭДО документ на возврат в ваш адрес с перечнем возвращаемых кодов маркировки. Вы со своей стороны принимаете и подписываете этот входящий документ. После успешной обработки коды вернутся на ваш баланс в системе.
- Если причина — ошибка в исходной поставке (не те коды/не то количество): вместо «возврата как поставки» может потребоваться исправление/корректировка исходного электронного документа (в зависимости от ситуации и того, что именно неверно). Логика простая: если надо отменить/исправить передачу кодов — исправляем документ; если товар реально вернули — делаем обратную передачу.
- Перед подписанием возврата: физически сверяйте коды (сканирование) и состояние упаковки/этикетки, чтобы не принять «чужие» или нечитабельные коды — после подписи они станут вашими остатками.
Типичные ошибки, которые потом создают расхождения
- Пытаются «ввести в оборот заново» возвращенный товар — это не возврат, а другая операция, и обычно приводит к дублям и блокирующим ошибкам.
- Принимают возврат без документа с кодами (только бухгалтерский возврат) — в итоге товар есть на складе, а кодов на вашем балансе нет.
- Не сверяют фактические коды и подписывают документ «как есть» — затем сложно доказывать и исправлять, если вернули не те единицы.
- Путают возврат и корректировку: при ошибке в исходной отгрузке оформляют возврат, хотя нужно исправлять/корректировать первичный документ.
Если напишете категорию товара (обувь/одежда/парфюм/шины и т.д.) и как именно оформляете отгрузку в ЭДО (УПД, УКД, кто инициатор), я подскажу наиболее правильный сценарий именно для вашей схемы и тип документа для возврата.