В компании регулярно проводится инвентаризация складских остатков. Подскажите, нужно ли при инвентаризации проверять каждый код маркировки или можно использовать другие способы сверки данных.
Проверять при инвентаризации каждый код маркировки «по закону» именно как процедуру инвентаризации обычно не требуется — инвентаризация является элементом бухгалтерского и складского учета внутри компании. Но если вы хотите, чтобы фактические остатки на складе совпадали с остатками в ГИС МТ (Честный ЗНАК) и не возникало проблем при дальнейших операциях (отгрузка, списание, возврат), то для маркированных товаров с поэкземплярным учетом на практике без поскодового контроля вы неизбежно получаете риск расхождений.
Нормативная логика и почему это важно
Маркировка в ЕАЭС устроена так: государственная система фиксирует движение товара через обязательные сообщения (приемка/передача по УПД, вывод из оборота, возвраты и т.п.). Инвентаризация как внутренний акт компании не является самостоятельной «операцией маркировки», но ее результат влияет на то, сможете ли вы корректно совершать обязательные операции дальше.
- Если товар учитывается поэкземплярно (каждая единица с уникальным кодом DataMatrix), то любое «бумажное» сравнение по количеству без сверки кодов не гарантирует, что на складе находятся именно те коды, которые числятся за вашей организацией в ГИС МТ.
- Если используется агрегация (короба/паллета с кодом транспортной/групповой упаковки и перечнем вложенных кодов), то допускается инвентаризационная сверка по агрегатам — это реальная альтернатива поскодовой проверке, но только при условии, что агрегация корректна и упаковки не вскрывались/не перемешивались без разагрегации.
Ключевой риск расхождений — в момент, когда вам нужно будет передать или вывести из оборота конкретные коды, а фактически на складе окажутся другие коды или часть кодов будет «потеряна» в учете.
Как можно делать сверку на инвентаризации (практичные сценарии)
- Поскодовая инвентаризация (максимально надежно): сканируете DataMatrix каждой единицы и формируете фактический реестр кодов по ячейкам/зонам. Дальше сопоставляете с учетной системой и (при необходимости) с тем, что числится за вами в ГИС МТ.
- Инвентаризация по агрегатам (если агрегация ведется дисциплинированно): сканируете коды коробов/паллет (SSCC/код агрегата), а систему используете для раскрытия состава агрегата. Это сильно ускоряет процесс, но работает только если агрегаты целые и их состав не нарушен.
- Комбинированный подход: по закрытым агрегатам — проверка агрегатов, по «россыпи»/открытым коробам — поскодовая проверка. Обычно это самый разумный баланс скорости и качества.
Что я рекомендую сделать заявителю (чек-лист)
- Зафиксировать методику в учетной политике/регламенте склада: когда проверяем поштучно, когда по агрегатам, как оформляем расхождения.
- Перед инвентаризацией выгрузить список кодов/остатков из учетной системы (и при необходимости — из ГИС МТ для сверки статусов кодов).
- Использовать ТСД/сканеры с контролем дублей и ошибок считывания, чтобы фактический перечень кодов формировался автоматически.
- По итогам разделять расхождения на: «лишние коды на складе» (не числятся за вами/не введены), «недостача кодов», «перемешивание кодов между местами хранения», «коды в неверном статусе». Под каждую причину — свой корректирующий сценарий в учете и в операциях маркировки.
Типичные ошибки бизнеса
- Проводят инвентаризацию только по количеству (шт./короб) и считают, что этого достаточно для маркировки — в результате дальше «не бьются» коды при отгрузке или списании
- Сверяют по агрегатам, хотя короб вскрывался и товар перемешивался, но разагрегацию/переагрегацию не делали
- Не контролируют статусы кодов (например, часть кодов уже выведена из оборота или не принята по УПД), а физически товар лежит на складе
Если скажете, какая у вас товарная группа (обувь, легпром, парфюм, молочка и т.д.) и ведете ли агрегацию, я подскажу оптимальную схему инвентаризации именно под вашу модель учета и складской процесс.