При проверке данных мы обнаружили, что в системе числятся коды маркировки, которых нет на складе. Подскажите, какие действия нужно выполнить, чтобы устранить такое расхождение и корректно обновить данные.
Если в Честном знаке у вас «висят» коды маркировки, а фактического товара на складе нет, расхождение устраняется либо оформлением недостающих документов движения (приемка/отгрузка/возврат), либо списанием/выводом из оборота этих кодов по корректному основанию. Ключевой шаг — сначала понять статус кодов (введены в оборот или нет) и почему они оказались на вашем балансе.
Нормативная логика и риски
Оборот маркированных товаров строится на принципе «код = конкретная единица товара», а остатки в системе формируются документами (УПД/движения) и операциями с кодами. Правила зависят от конкретной товарной группы (утверждаются отдельными постановлениями Правительства РФ), но общий подход один: если товар физически отсутствует, то коды не должны продолжать числиться как ваш остаток — иначе у вас появляются риски несоответствия при проверках, проблем с последующей продажей/отгрузкой и вопросов к учету.
Что сделать на практике (пошагово)
- Проведите инвентаризацию и зафиксируйте расхождение документально: акт инвентаризации + перечень кодов (S/N), по которым нет товара. Это понадобится как внутренняя база для корректировок и на случай споров с контрагентами/логистикой.
- Выгрузите по этим кодам историю в системе и определите их статус:
- коды только эмитированы (заказаны/получены), но не введены в оборот;
- коды введены в оборот и числятся у вас в остатках;
- коды могли быть агрегированы (в короб/паллета) — проверьте родительские упаковки;
- посмотрите, были ли по ним отгрузки/возвраты, которые вы не завершили документально.
- Разберите причину расхождения (это определит действие):
- Не оформлена отгрузка/передача/возврат (товар реально уехал, но документ в системе не прошел/не подписан) — нужно доделать документы движения (УПД, отгрузка, возврат) так, чтобы коды ушли к фактическому владельцу.
- Ошибочно «приняли» коды (подписали УПД/приемку, но фактически товар не поступал) — корректный путь обычно через урегулирование с поставщиком: корректировочные документы/возврат по документам, чтобы коды вернулись на сторону поставщика или были корректно списаны у него.
- Коды утрачены/не нанесены/испорчены и товара нет:
- если не введены в оборот — оформляйте списание/аннулирование неиспользованных кодов (операция зависит от товарной группы, смысл один: вывести коды из доступных к использованию);
- если введены в оборот — делайте вывод из оборота с корректной причиной (утрата/уничтожение/порча и т.п. по справочнику вашей группы) и храните подтверждающий акт (утрата, списание, уничтожение).
- Сверьте учетные системы: после корректировок в системе обновите сопоставление «код–товар–партия» в WMS/1С, чтобы не было повторного «всплытия» расхождения из-за неверных статусов/агрегации.
- Сделайте контрольную проверку: повторно выгрузите остатки по кодам и убедитесь, что лишние коды либо ушли по документам контрагенту, либо получили финальный статус списания/вывода из оборота.
Типичные ошибки, из-за которых расхождение не закрывается
- Пытаться «просто удалить коды» — в системе это не работает как бухгалтерская правка; нужны корректные операции/документы.
- Списывать коды без понимания статуса: неиспользованные (не введенные) коды и коды в обороте закрываются разными операциями.
- Не проверять агрегацию: товар может быть «спрятан» в упаковке, из-за чего кажется, что единиц нет.
- Не фиксировать первичкой (акты утраты/инвентаризации): формально вы операцию сделаете, но потом сложно объяснить причину и подтвердить законность корректировки.
Если вы уточните товарную группу (обувь/одежда/парфюм/шины/молочка и т.д.) и текущий статус этих кодов (эмиссия/в обороте/в агрегате), я смогу назвать наиболее корректную операцию в системе и тип основания, чтобы закрыть расхождение без побочных эффектов.