Наша компания продает продукцию через дилеров. Товары имеют коды маркировки. Подскажите, как правильно передавать коды Data Matrix дилерам и какие операции необходимо выполнить в системе «Честный знак».
Коды Data Matrix «передаются» дилеру не отдельным файлом, а через юридически значимую фиксацию движения товара в системе «Честный знак»: вы оформляете отгрузку (переход права собственности/владения) с указанием кодов маркировки, дилер подтверждает получение. Конкретный набор операций зависит от товарной группы и роли дилера (перепродажа или розница), но базовый сценарий — отгрузка/приемка в «ЧЗ» + закрывающие документы в ЭДО.
Нормативная логика и что контролирует «Честный знак»
Маркировка нужна для прослеживаемости: система фиксирует, у какого участника оборота находится конкретный код, и когда он выбывает из оборота (розничная продажа, списание, экспорт и т.д.). Поэтому критично не «передать картинку/список кодов», а корректно оформить смену владельца/держателя кода через предусмотренные операции, иначе по данным «ЧЗ» товар останется у вас, а у дилера возникнут проблемы с дальнейшей реализацией.
Как правильно передавать маркированный товар дилеру: практический порядок
- Проверьте роли участников и регистрацию: вы и дилер должны быть зарегистрированы в «Честном знаке» по соответствующей товарной группе, с настроенными правами, усиленной подписью и (как правило) ЭДО.
- Определите сценарий дилера:
- Дилер перепродаёт (опт/дистрибуция) — вы делаете отгрузку, дилер делает приемку; вывод из оборота не выполняется.
- Дилер — розница — вы также делаете отгрузку и дилер принимает, а вывод из оборота происходит у дилера при продаже через кассу (или иным предусмотренным способом для товарной группы).
- Сформируйте отгрузку с указанием кодов маркировки:
- Если отгружаете поштучно — в документе указываются конкретные коды Data Matrix.
- Если используете агрегацию — отгружаете агрегат (короб/палета) по коду SSCC, а система «раскрывает» вложенность до кодов товаров. Это снижает трудозатраты и ошибки при приемке.
- Передайте дилеру электронные документы через ЭДО (обычно УПД/УКД в зависимости от ситуации). Важно, чтобы сведения о маркировке в «ЧЗ» и в первичке/ЭДО не противоречили друг другу по номенклатуре и количеству.
- Дилер подтверждает приемку в «Честном знаке» (полная/частичная/с расхождениями — по факту). После подтверждения коды переходят на баланс дилера.
- Обработайте нестандартные случаи:
- Возврат от дилера — оформляется обратным движением (возврат/корректировка) с теми же кодами.
- Недостача/пересорт — фиксируется приемкой с расхождениями и корректирующими документами.
- Повреждение кода — действуйте по процедуре перемаркировки/корректировок, предусмотренной для вашей товарной группы.
Типичные ошибки при работе с дилерами
- Передают дилеру список кодов «в Excel/по почте», но не делают отгрузку в «ЧЗ» — по системе товар остаётся у поставщика.
- Путают отгрузку и вывод из оборота: при передаче дилеру вывод делать нельзя, если дилер будет дальше продавать товар.
- Не используют агрегацию там, где она реально нужна — приемка превращается в массовое сканирование, растут ошибки и расхождения.
- Несовпадение данных между УПД (номенклатура/количество) и тем, что отправили в «ЧЗ» по кодам.
- Отгружают коды, не введенные в оборот (или со статусом/сериями, не готовыми к продаже) — это приводит к блокировкам и отказам в приемке.
Что мне нужно уточнить, чтобы дать точный чек-лист под вашу ситуацию
Напишите, пожалуйста: товарная группа (обувь, одежда, парфюм, вода, молочка и т.д.), вы производитель или импортер, дилеры у вас оптовые или розничные, используете ли агрегацию. После этого дам конкретный перечень операций и документов именно для вашей группы.