Мы сотрудничаем с партнерами, которые продают нашу продукцию в своих магазинах. Товары имеют коды маркировки. Подскажите, как правильно организовать передачу кодов партнерам и какие операции выполняются в системе «Честный знак».
Коротко: коды маркировки «передаются» партнеру не файлами и не перепиской, а через оформление отгрузки в ЭДО (УПД) с указанием кодов (или агрегатов) и подтверждение приемки партнером. После приемки в «Честном знаке» меняется владелец/держатель кодов, и партнер может легально продавать товар в розницу с выводом из оборота через кассу.
Нормативная логика и что проверяет система
Маркировка в «Честном знаке» строится на прослеживаемости: у каждого кода есть статус (нанесен/введен в оборот/в обороте/передан/выведен из оборота и т.д.) и «цепочка» переходов между участниками оборота. Чтобы партнер мог продать товар, код должен:
- быть введен в оборот вашим юрлицом/ИП (если вы производитель/импортер по этой партии);
- быть передан партнеру через корректный электронный документ (обычно УПД) и принят партнером;
- быть выведен из оборота при розничной продаже через ККТ (как правило, это делает магазин-партнер).
Если вы просто передадите партнеру список кодов (Excel/сканами), но не оформите электронную отгрузку и приемку, у партнера в системе не появится право распоряжаться этими кодами — и продажа будет «ломаться» (не пройдет контроль либо возникнут риски по прослеживаемости).
Как организовать передачу кодов партнеру: два типовых сценария
Сценарий 1. Обычная поставка (переход права собственности к партнеру)
- Маркируете товар (получаете коды, наносите DataMatrix).
- Вводите в оборот коды в «Честном знаке» (до первой реализации/отгрузки).
- Отгрузка партнеру через ЭДО: формируете УПД (или иной электронный передаточный документ) и указываете в нем коды маркировки. Практически это делается либо перечислением кодов в документе, либо через агрегацию (короба/паллеты с SSCC), чтобы не перечислять тысячи кодов вручную.
- Приемка партнером: партнер подтверждает приемку в ЭДО (полная/частичная/с расхождениями). После этого коды «переезжают» в его контур — он становится владельцем/держателем в системе.
- Розничная продажа: партнер сканирует DataMatrix на кассе, и код выводится из оборота через ККТ/ОФД.
Сценарий 2. Партнер продает как агент/комиссионер (право собственности может оставаться у вас)
Здесь ключевой момент — какой договор и кто является продавцом в чеке. Если магазин пробивает чек от своего имени, в большинстве практических моделей ему все равно нужно получить коды на свой контур (иначе он не сможет корректно выводить их из оборота при продаже). Если же чек формируется от имени принципала (вашего юрлица/ИП), схема обмена документами и ответственность за вывод из оборота могут отличаться.
Что сделать: сначала зафиксируйте в договоре модель (купля-продажа/комиссия/агентирование), кто «продавец» в чеке, кто отвечает за приемку/возвраты/списания, и под это настройте операции в ЭДО и «Честном знаке».
Практические рекомендации: как настроить процесс без сбоев
- Проверьте, что партнер зарегистрирован в «Честном знаке» именно по вашей товарной группе и у него настроены ЭДО и касса для работы с маркировкой.
- Всегда делайте ввод в оборот до отгрузки (исключения зависят от товарной группы, но как рабочее правило — сначала ввод, потом передача).
- Используйте агрегацию (короб/паллета): это ускоряет отгрузки и снижает риск ошибок при перечислении кодов.
- Отрабатывайте возвраты: если партнер возвращает товар, возврат оформляйте через ЭДО (обратная отгрузка/возврат), чтобы коды вернулись к вам в систему в корректном статусе.
- Разделите ответственность внутри процесса: вы отвечаете за корректность кодов, ввод в оборот и корректную отгрузку; партнер — за приемку и вывод из оборота при продаже.
Типичные ошибки, из-за которых партнер не может продать товар
- Отгрузили товар без ввода кодов в оборот (коды «неживые» для продажи).
- Передали коды «списком», но не оформили электронную отгрузку/приемку — у партнера коды не появляются.
- Перепутали GTIN/карточку товара или использовали коды не от той номенклатуры.
- Сделали агрегацию, но не соблюли фактическую вложенность (короб/паллета не соответствует реальному составу).
- Партнер продает, но касса/ОФД не настроены на корректный вывод из оборота по маркировке.
Если напишете товарную группу (обувь, легпром, парфюм, шины и т.д.) и вашу договорную модель с партнерами (поставка или комиссия/агент), я уточню точный набор операций и документов, которые лучше применять именно в вашем случае.