Наша компания поставляет продукцию в розничные магазины. Все товары имеют коды маркировки. Подскажите, как правильно передавать коды маркировки магазинам и какие документы должны сопровождать такую передачу.
Правильная передача кодов маркировки в розницу делается не отдельными файлами, а через электронные первичные документы (обычно УПД) с указанием кодов в строках товара или через агрегацию (коды транспортной упаковки). Именно электронный документ, подписанный сторонами, является основанием для фиксации в системе маркировки перехода товара (а чаще всего и права собственности) от поставщика к магазину.
Нормативная логика: что считается «передачей кодов»
В российской модели обязательной маркировки (ГИС МТ) оборот маркированных товаров контролируется по событиям: ввод в оборот, оборот между участниками, вывод из оборота (продажа в рознице и т.п.). Для этапа «поставщик → розничный магазин» ключевое требование — зафиксировать в ГИС МТ передачу маркированных единиц товара между участниками оборота так, чтобы коды маркировки были однозначно привязаны к конкретной отгрузке и получателю.
Практически это реализовано через электронный документооборот (ЭДО): вы формируете электронный УПД/накладную с кодами маркировки (или кодами агрегатов), магазин подписывает приемку, и на основании этого в контуре маркировки отражается переход товара к получателю.
Риск, который закрывает такая схема: если коды «передали в Excel/по почте», но не оформили в ЭДО и не отразили передачу, товар для системы фактически «не дошел» до магазина. Дальше возникают проблемы с приемкой, расхождениями, возвратами и, в ряде товарных групп, с легальностью дальнейшей продажи.
Как правильно передавать коды: рабочая схема
- Отгрузка оформляется электронным документом (обычно УПД со статусом, соответствующим вашей модели: с НДС/без НДС; как первичный документ и/или счет-фактура).
- Коды маркировки включаются в документ одним из способов:
- Поштучно — в документе перечисляются коды маркировки каждой единицы товара (актуально при небольших партиях/без агрегации).
- По агрегации — если вы используете транспортные упаковки, передаются коды агрегатов (например, палета/короб) и их состав уже «развернут» в системе. Это сильно упрощает отгрузки и приемку в рознице.
- Документ отправляется через оператора ЭДО получателю (магазину/юридическому лицу сети). Получатель делает приемку (подписывает) либо оформляет расхождения/отказ/частичную приемку — в зависимости от вашей ситуации и настроенного процесса.
- При возвратах, корректировках, пересортице используйте корректировочные электронные документы (в логике ЭДО/УПД) и соответствующие операции/основания, чтобы коды не «зависали» у неправильного владельца.
Какие документы должны сопровождать передачу
- Электронный УПД (или электронная накладная/счет-фактура) — основной документ, в котором должны быть отражены товары и коды маркировки (либо коды агрегатов).
- Подтверждение приемки в ЭДО со стороны магазина (подписанный документ/статус приемки) — это фактическое завершение операции передачи.
- При необходимости: корректировочный документ (если изменились количество/ассортимент/коды), а также документы на возврат (в зависимости от причины возврата и условий договора).
Бумажные ТОРГ-12/накладные без «цифры» сами по себе не решают задачу передачи кодов. Их можно использовать как внутреннее сопровождение, но «правильная» передача маркировки для розницы — через электронный документ с кодами.
Практически что сделать у себя (чек-лист)
- Проверьте, что вы и ваши покупатели (юрлица/ИП) зарегистрированы как участники оборота в ГИС МТ и у вас настроена работа с маркировкой по вашей товарной группе.
- Настройте ЭДО с ключевыми розничными сетями/магазинами и согласуйте формат: передача поштучно или через агрегацию.
- В учетной системе обеспечьте формирование УПД/накладной так, чтобы коды подбирались ровно под фактическую отгрузку (сканирование на упаковке/набор из остатков).
- Если объемы большие — внедрите агрегацию (короба/паллета) и дисциплину «разагрегации» при необходимости.
- Отдельно пропишите в договоре/приложении с покупателем: порядок ЭДО, срок приемки, действия при расхождениях и правила возврата маркированного товара.
Типичные ошибки, которые потом дорого исправлять
- Передача кодов «списком в Excel» или в письме вместо включения в электронный УПД.
- Коды в документе не совпадают с фактически отгруженными (пересорт по кодам) — магазин не может корректно принять, а коды «уезжают» не туда.
- Нет агрегации при регулярных крупных отгрузках — растут ошибки приемки и нагрузка на склад.
- Возврат оформляют только бухгалтерски, без корректного отражения по кодам — в итоге коды остаются числиться у розницы или у поставщика неправильно.
Если напишете товарную группу (обувь, легпром, парфюм, молочка и т.д.), схему уточню под конкретные правила этой категории: там могут отличаться детали приемки, агрегации и допустимые сценарии при комиссии/ответхранении.