Во время инвентаризации мы обнаружили, что в системе числятся коды маркировки, которых фактически нет на складе. Вероятно, произошла ошибка при учете. Как правильно действовать в такой ситуации, чтобы устранить расхождение между фактическими остатками и данными системы.
Если коды маркировки «висят» в системе, а товара физически нет, расхождение нужно закрыть юридически корректной операцией в ГИС МТ: либо восстановить пропущенную цепочку документов (приемка/отгрузка/вывод), либо оформить списание/аннулирование кодов (если они не вводились в оборот), либо вывести товар из оборота по причине утраты/порчи (если он уже был введен).
Игнорировать такие «лишние» коды нельзя: система считает, что вы владелец маркированной единицы, а значит, вы отвечаете за достоверность сведений и корректность статуса товара.
Нормативная логика: почему это важно
Маркировка в ЕАЭС/РФ построена на принципе прослеживаемости: в ГИС МТ (Честный ЗНАК) у каждой единицы товара есть статус и текущий владелец. Бизнес обязан передавать достоверные сведения об обороте и изменении статусов маркированной продукции (включая ввод, передачу, вывод). Если в системе числится остаток, которого нет, это обычно означает одно из трех:
- ошибка учета/документооборота (не отправили/не провели УПД, не сделали вывод из оборота, неверно приняли поставку);
- ошибка на стадии маркировки (заказали/распечатали коды, но не использовали и они зависли в статусе «эмитирован/нанесен»);
- фактическая утрата товара (хищение, недостача, порча, списание), но это не отражено в ГИС МТ.
Практический порядок действий
1) Зафиксируйте расхождение и соберите «карту кодов»
- Сделайте выгрузку по проблемным кодам: статус, владелец, склад/МОД, агрегаты (если используется агрегация), последняя операция (приемка/отгрузка/ввод/вывод).
- Оформите внутренний документ по инвентаризации (акт недостачи/расхождений) — он пригодится как основание для дальнейших действий и для бухгалтерии.
2) Определите сценарий по статусу кодов
Сценарий А. Коды не введены в оборот (например, «эмитированы», «подготовлены/нанесены», но нет операции ввода в оборот).
- Если это «лишние»/испорченные/утраченные этикетки и товар под ними не выпускался — корректное решение: оформить списание/аннулирование кодов в ГИС МТ (операция зависит от товарной группы и доступного функционала личного кабинета).
- Цель: убрать коды из вашего «пула» и исключить риск их случайного использования/попадания в оборот.
Сценарий B. Коды введены в оборот и числятся на ваших остатках (товар «в обороте», вы — текущий владелец).
- Если товар реально выбыл (утрата, хищение, порча, утилизация, списание) — оформляйте вывод из оборота с корректной причиной и перечнем конкретных кодов.
- Если товар фактически был продан/передан, но не отражен документооборот: восстановите цепочку через корректный электронный документ передачи (обычно УПД/исправление УПД/корректировка — в зависимости от того, что именно «не доехало» до ГИС МТ).
Сценарий C. Коды «лишние» из‑за агрегации/складских операций
- Проверьте, не числятся ли коды внутри агрегатов (короб/палета). Ошибка часто возникает, когда агрегат «разобрали физически», а в системе не сделали разагрегацию, либо наоборот.
- Если коды привязаны к агрегату, сначала приводят в порядок операции с агрегатом (разагрегация/перепаковка), и только потом — вывод/передача.
3) Сделайте контрольную сверку
- После проведения операций дождитесь обработки документов в ГИС МТ.
- Повторно сформируйте отчет по остаткам и убедитесь, что проблемные коды сменили статус (списаны/аннулированы/выведены/переданы) и больше не числятся на вашем складе.
- Сведите итоги с бухгалтерским учетом: чтобы причины списания/недостачи совпадали по сути и датам.
Типичные ошибки, которые вижу на практике
- Пытаться «закрыть» лишние коды фиктивной отгрузкой (на несуществующего покупателя/без первички). Это самый рискованный путь.
- Выводить из оборота коды, которые на самом деле не вводились (или наоборот) — потом сложно объяснить цепочку и корректировать историю.
- Не проверять агрегацию: коды числятся «на месте», но спрятаны внутри агрегата в системе.
- Делать массовые операции без акта инвентаризации: при проверках и внутренних расследованиях не будет основания.
Если вы напишете товарную группу (обувь, легпром, парфюм, молочка и т.д.) и текущие статусы «лишних» кодов (эмитирован/в обороте/в агрегате), я разложу точный вариант операции и тип документа, который закрывает расхождение именно в вашем случае.