Мы занимаемся оптовыми продажами одежды и оформляем отгрузки с помощью товарных накладных и универсальных передаточных документов. После внедрения системы «Честный знак» возник вопрос: нужно ли указывать коды Data Matrix каждого товара в документах, которые передаются покупателю, или информация о кодах передается только через электронный документооборот между участниками системы?
Короткий ответ: указывать каждый код Data Matrix (КИЗ) прямо в печатной товарной накладной/УПД, которую вы отдаёте покупателю на бумаге, как правило, не требуется. Но передача кодов маркировки при оптовой отгрузке между участниками «Честного знака» должна быть выполнена электронно — через ЭДО/ИС маркировки в составе электронного УПД (или иного электронного документа, предусмотренного правилами). То есть «коды живут» в электронном документе, а не в бумажной форме.
Логика регулирования и что именно требует «Честный знак»
Для маркированных товаров легпрома действуют правила маркировки, по которым при передаче права собственности (или иного основания передачи товара) от одного участника оборота другому необходимо передать в систему сведения о перемещаемых единицах товара с привязкой к кодам маркировки.
На практике это реализовано так:
- в электронном УПД (ЭДО) указываются коды маркировки (поэкземплярно) и именно этот электронный документ используется для корректного «перехода» кодов на нового владельца в контуре маркировки;
- печатная форма УПД/накладной — это первичка для бухгалтерии/склада, но сама по себе она не обеспечивает передачу кодов в «Честный знак».
Риск, если ориентироваться только на бумажные документы: товар физически уехал, а в системе коды остались за вами. Это обычно приводит к расхождениям остатков, проблемам при дальнейшей реализации у покупателя и необходимости делать корректировки/уточнения по документам.
Практически как делать правильно
- Отгрузка юрлицу/ИП (B2B), оба зарегистрированы в «Честном знаке»: оформляйте отгрузку через ЭДО с электронным УПД (или УКД при корректировках) и передавайте перечень кодов маркировки в составе электронного документа. Печатную форму покупателю можете передать без распечатанного списка кодов, если вам так удобнее (коды уже будут в электронном УПД).
- Если у вас всё ещё “бумажная” отгрузка без ЭДО: для маркированной одежды это фактически тупиковый сценарий — вы не сможете корректно выполнить обязанность по передаче кодов в систему без электронного обмена. Минимально рабочая схема — внедрить ЭДО для маркированного ассортимента.
- Если покупатель — конечный потребитель (B2C): коды «уходят» из оборота через розничную продажу (касса), а не через накладную. Накладные в этом случае вопрос внутреннего учёта, а не передачи кодов между участниками.
- Если отгрузок много: проверьте, поддерживаете ли вы агрегацию (короб/паллета) в своих процессах. В ряде случаев удобнее передавать коды на уровне транспортной упаковки (при корректно настроенной агрегации), но это надо выстроить в учёте и ЭДО так, чтобы не терялась связь «упаковка–вложение».
Типичные ошибки, которые вижу у оптовиков
- Передают коды покупателю “в Excel по почте” или на бумаге — для «Честного знака» это не передача, если нет корректного электронного документа.
- В электронном УПД количество строк/единиц не совпадает с фактически отсканированными кодами — документ не принимается или создаёт расхождения.
- Отгружают маркированный товар контрагенту, который не зарегистрирован как участник оборота по этой товарной группе — дальше кодам «некуда перейти».
- Не выстроили процесс корректировок (возвраты, недовоз, пересорт) через УКД/обратные документы — коды «зависают» не у того участника.
Если скажете, в каком формате вы сейчас работаете (ЭДО какой оператор, УПД по какому формату, есть ли агрегация и кто покупатели — опт/маркетплейсы), я подскажу наиболее “безболезненную” схему документооборота именно под ваш поток отгрузок.