Бывает, что часть товара возвращаем поставщику из-за брака или пересортицы. Товар уже имеет маркировку «Честный знак». Подскажите, как правильно оформить возврат в системе.
Нет, перемаркировывать товар при возврате поставщику обычно не нужно: коды «Честного знака» остаются теми же. В системе важно не «маркировать заново», а корректно оформить обратную передачу кодов поставщику (или вывод из оборота, если товар утилизируется/списывается).
Нормативная логика и что контролируется
Маркировка в «Честном знаке» — это прослеживаемость единицы товара по коду идентификации. Для бизнеса ключевое требование — чтобы при любом движении между участниками оборота (в т.ч. возврате) в системе отражалась смена владения/перемещение кодов, а не появлялись «лишние» коды или «зависшие» остатки у не того участника.
Риск при неправильном оформлении возврата — расхождение фактических остатков с остатками по кодам (у вас товар уже уехал, а в системе всё ещё числится у вас), что может привести к блокировкам операций, проблемам при следующей отгрузке/инвентаризации и вопросам при проверках.
Как правильно оформить возврат в «Честном знаке» (практика)
- Определите, на каком этапе возврат:
- Товар ещё не принят вами по ЭДО (УПД не подписан) — правильнее оформить отказ в приемке/расхождения, чтобы коды не «перешли» на вас в системе.
- Товар уже принят (вы подписали УПД и коды перешли на ваш баланс) — делаете обратную отгрузку/возврат поставщику с передачей тех же кодов.
- Оформите документ в ЭДО так, чтобы он отразил возврат:
- часто используется УКД (корректировка) или УПД “возврат” — конкретный вариант зависит от вашей учетной модели и требований контрагента;
- к документу должны быть привязаны конкретные коды маркировки возвращаемых единиц.
- Передайте в ГИС МТ сведения о возврате: обычно это делается через интеграцию/оператора ЭДО, и операция по кодам отражается как обратная передача (возврат/отгрузка поставщику).
- Дождитесь подтверждения поставщиком (приём/подписание в ЭДО) — только после подтверждения коды корректно «вернутся» на сторону поставщика в системе.
- Если товар бракованный и не будет возвращаться в оборот:
- если вы возвращаете брак поставщику для дальнейшего решения (ремонт/утилизация) — оформляйте именно возврат, а дальнейший вывод из оборота делает поставщик у себя;
- если вы у себя утилизируете/списываете — оформляйте вывод из оборота с корректной причиной (а не «возврат»).
Нюансы, когда перемаркировка всё-таки может понадобиться
- Код поврежден/не читается и физически невозможно отсканировать возвратные единицы — тогда возврат по кодам корректно не пройдет. В таких случаях обычно оформляют акт и дальше действуют по процедурам товарной группы (иногда возможна перемаркировка у владельца кодов, иногда — вывод из оборота).
- Возврат от конечного покупателя (розница) — это другой сценарий: делается чек «возврат прихода», и код возвращается в оборот у продавца. Но это не ваш случай, если речь про возврат поставщику между юрлицами.
Типичные ошибки бизнеса
- делают «вывод из оборота», хотя товар фактически возвращают поставщику — потом коды невозможно нормально вернуть на его остатки;
- возвращают товар физически, но не передают коды в ГИС МТ (или не дожидаются подтверждения контрагента);
- пытаются «перемаркировать» без оснований — получают лишние коды и путаницу по остаткам;
- оформляют возврат «по количеству», без привязки к конкретным кодам (особенно при частичном возврате).
Если скажете товарную группу (обувь, одежда, парфюм, шины, молочная продукция и т.д.) и вы уже подписали УПД или нет, я подскажу наиболее корректный сценарий документов (УПД/УКД/расхождения) именно для вашего случая.