Мы владеем небольшой аптекой и закупаем лекарства только у официальных поставщиков. Подскажите, должны ли мы дополнительно проверять коды маркировки при приемке товара и сканировать их при продаже. Хотелось бы понять, какие обязанности у аптеки в рамках системы «Честный знак» и как убедиться, что лекарства легально введены в оборот.
Да, обязанности по маркировке в аптеке есть, даже если вы закупаете препараты у официального дистрибьютора. Аптека должна (1) принять маркированные лекарства в системе мониторинга при поступлении и (2) сканировать код DataMatrix при розничной продаже, чтобы вывести упаковку из оборота. Покупка у «официального» поставщика снижает риски, но не отменяет ваших действий в системе.
Как это устроено и почему аптека обязана проверять/сканировать
Маркировка лекарств в РФ реализована через систему мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), интегрированную в «Честный знак». Логика регулирования простая: препарат считается легально обращающимся, когда его код маркировки введен в оборот производителем/импортером и дальше корректно «переходит» по цепочке через электронные документы, а при продаже в аптеке выводится из оборота как проданный конечному потребителю.
Поэтому у аптеки две ключевые функции:
- подтвердить приемку (чтобы коды перешли на ваш баланс/в ваш контур ответственности в системе);
- корректно вывести из оборота при розничной продаже (через кассу с передачей сведений).
Если эти действия не сделаны, в системе остаются «разрывы»: формально препарат может числиться у поставщика или оставаться «в обороте» после продажи, что уже является нарушением порядка работы с маркированным товаром.
Что именно должна делать аптека: приемка и продажа
1) Приемка от дистрибьютора
- Получить электронный документ от поставщика (как правило, УПД/УКД через ЭДО с перечнем кодов маркировки или с привязкой к транспортным/агрегированным упаковкам).
- Провести приемку в системе: подтвердить полностью либо оформить расхождения (недостача, пересорт, брак, неверные коды).
- Проверять коды сканированием «по коробкам/по выборке» можно и часто нужно как контроль качества приемки, но юридически ключевым является именно корректное подтверждение электронного документа. Полное посканирование каждой пачки при приемке обычно делают, если у поставщика бывают ошибки, если часто идут расхождения, либо если меняете поставщика/логистику.
Как убедиться, что препарат легально введен в оборот: при приемке/проверке кодов в системе вы видите их статус. Нормальная ситуация — коды «в обороте», и документ от поставщика «передает» их вам. Если код имеет некорректный статус (например, не введен в оборот, выбыл, заблокирован) — это повод остановить приемку по конкретным позициям и оформлять расхождения/претензию поставщику.
2) Продажа в розницу
- Сканировать DataMatrix на каждой упаковке при продаже.
- Касса должна корректно передавать сведения о маркировке через ОФД (технически это требует совместимого ПО и корректного формата фискальных данных; на практике критично, чтобы кассовое ПО и драйверы были настроены именно под маркированные лекарства).
- При возвратах, списаниях, истечении срока годности, порче — оформлять соответствующие операции в системе (механика зависит от причины выбытия).
Практически: как организовать процесс в небольшой аптеке
- Проверьте, что аптека зарегистрирована как участник системы (корректные реквизиты, точки продаж, роли пользователей).
- Настройте ЭДО для получения УПД от дистрибьютора и регламент внутри: кто и в какие сроки подтверждает приемку/расхождения.
- На приемке делайте минимум: сверка по документу + выборочное сканирование; при выявлении проблем переходите на сплошное сканирование по конкретному поставщику/категории.
- На кассе отработайте сценарии: продажа, возврат, продажа наборами/акциями, частичные возвраты, списание. Проверьте, что после продажи код реально «выбыл» в системе.
- Регулярный контроль: раз в неделю/месяц сверяйте остатки по учетной системе и по маркировке, чтобы ловить «зависшие» коды.
Типичные ошибки аптек
- Не подтверждают приемку (документы «висят»), а товар уже стоит в продаже.
- Продают без сканирования DataMatrix или касса не передает маркировку корректно — в итоге код не выводится из оборота.
- Не оформляют правильно возвраты/списания, из-за чего накапливаются несоответствия по остаткам.
- Смешивают партии/упаковки (особенно при перекладке из транспортной тары), а потом невозможно быстро найти проблемные коды.
Если опишете, как именно вы принимаете документы (какой ЭДО) и какая касса/ПО стоит, я подскажу, где обычно возникают сбои и какой минимальный набор проверок нужен именно вам.