Мы закупаем продукцию у одного поставщика и перепродаём её другим компаниям. Товар уже имеет маркировку «Честный знак». Подскажите, как правильно оформить передачу такого товара между организациями.
Передача маркированного товара между организациями оформляется только через электронный документооборот: поставщик формирует электронный УПД (или иной электронный первичный документ) с перечнем кодов маркировки, вы подписываете его в ЭДО, и после подтверждения приемки коды переходят на ваш баланс в «Честном знаке». Дальше при перепродаже вы делаете то же самое в адрес своего покупателя.
Нормативная логика (почему так устроено)
Маркировка «Честный знак» — это поэкземплярный учет: каждый код маркировки должен быть «привязан» к участнику оборота. Поэтому оборот между юрлицами/ИП фиксируется электронным документом и подтверждается сторонами, чтобы в системе отразился переход права собственности/владения на конкретные коды.
Если товар физически уехал, а в системе переход не отражен (или отражен с ошибками), возникают практические риски: расхождения остатков, невозможность легально отгрузить дальше, претензии со стороны контрагентов и вопросы при контроле оборота маркированной продукции.
Как правильно оформить передачу (пошагово)
- Убедитесь, что обе стороны зарегистрированы в «Честном знаке» по нужной товарной группе и у вас настроены УКЭП и ЭДО (оператор ЭДО, поддерживающий обмен по маркировке).
- Поставщик формирует электронный УПД (либо иной электронный отгрузочный документ, предусмотренный правилами конкретной товарной группы) и вкладывает в него коды маркировки по отгружаемым единицам (или по агрегатам — если применяете агрегацию).
- Документ отправляется вам через ЭДО. Вы выполняете приемку: сверяете фактически полученные коды с документом и подписываете УПД (либо оформляете расхождения, если они есть).
- После двустороннего подписания сведения уходят в «Честный знак», и коды переходят на ваш баланс.
- При дальнейшей перепродаже вы выступаете уже как поставщик: формируете электронный УПД в адрес покупателя и передаете соответствующие коды маркировки.
- Возвраты/исправления делаются не «ручными списаниями», а корректирующими электронными документами (в зависимости от ситуации: корректировка/исправление/возврат) так, чтобы в системе корректно отразилось движение кодов.
Практические рекомендации
- Сверяйте коды при приемке (сканирование или сверка по агрегатам) до подписания УПД: подписанный документ «переносит» коды на вас, и исправлять потом дольше и дороже по времени.
- Настройте процесс расхождений: что делаете при недостаче/пересортице/лишних кодах, кто и как оформляет корректирующий документ.
- Контролируйте остатки в «Честном знаке» перед каждой отгрузкой: отгрузить можно только то, что числится за вами.
- Если вы разукомплектовываете транспортные/групповые упаковки, заранее проверьте, требуется ли по вашей товарной группе операция с агрегатами (агрегация/дезагрегация) и как ее правильно отражать.
Типичные ошибки бизнеса
- Отгрузка/приемка «по накладной на бумаге» без электронного УПД с кодами — в итоге коды не переходят в системе
- Подписание УПД без фактической сверки кодов, а потом попытка «исправить остатки» вручную
- Передача не тех кодов (пересорт), частичная отгрузка без корректного документа или без корректной обработки агрегатов
- Отгрузка покупателю кодов, которые еще не приняты на баланс (документ от поставщика не подписан/не завершен)
Если подскажете товарную группу (обувь, одежда, парфюм, шины, вода, молочная продукция и т.д.) и схему отгрузок (палеты/короба/поштучно), я скажу, на что именно обратить внимание по документам и операциям с агрегатами в вашем случае.