Иногда мы возвращаем часть одежды поставщику, например если обнаружен брак или несоответствие заказу. Товар уже имеет нанесенные коды маркировки «Честный знак» и ранее был введен в оборот. Подскажите, какие действия нужно выполнить в системе при возврате товара поставщику? Нужно ли оформлять передачу кодов обратно через электронный документооборот и каким образом корректно отразить такую операцию?
Если товар уже был принят вами по УПД и коды перешли на ваш ИНН, то при возврате поставщику нужно оформить обратную передачу кодов через ЭДО (УПД/УКД с перечнем кодов). Бумажный возврат без электронного документа не «вернёт» коды в ГИС МТ, и по системе товар останется числиться за вами.
Нормативная логика и что важно понимать
В «Честном знаке» движение маркированной одежды между организациями фиксируется как смена владельца (участника оборота). Смена владельца подтверждается электронным первичным документом с указанием кодов маркировки; именно подписание такого документа сторонами является основанием для корректного отражения операции в ГИС МТ.
Отсюда ключевой нюанс: возврат возможен в двух разных сценариях, и действия в системе будут отличаться.
Как действовать на практике (2 сценария)
Сценарий 1. Возврат после приёмки (товар уже ваш по ГИС МТ)
- Убедитесь, что коды действительно числятся за вашей организацией (статус/владелец в личном кабинете ГИС МТ или в учётной системе, интегрированной с ГИС МТ).
- Оформите возврат поставщику через ЭДО:
- либо отдельный УПД от вас в адрес поставщика как «обратная отгрузка/возврат» с указанием всех возвращаемых кодов;
- либо УКД к исходной поставке (если в вашей схеме возврат оформляют именно корректировкой предыдущего УПД по количеству/номенклатуре) — также с указанием кодов.
- Поставщик должен подписать документ в ЭДО. После двустороннего подписания коды вернутся на ИНН поставщика в ГИС МТ.
- Физически отгрузите товар, обеспечив совпадение: фактически отправленные единицы = коды в электронном документе.
Сценарий 2. Возврат/отказ на этапе приёмки (расхождения обнаружены до принятия)
- Если вы ещё не подписали входящий УПД (не подтвердили приёмку), то проще и правильнее не принимать спорные позиции и оформить расхождения документально (по вашей процедуре с поставщиком) так, чтобы коды не переходили на вас.
- На практике это обычно делается через корректировку/исправление электронных документов (чтобы в итоге в подписанном комплекте не оказалось кодов, которые вы фактически не приняли).
Частые ошибки, которые вижу у бизнеса
- Возврат только на бумаге (накладная/акт) без ЭДО с кодами: в ГИС МТ товар остаётся на возвратившей стороне.
- Не включают коды маркировки в УПД/УКД на возврат (или включают не все) — возникает «разрыв» между фактом и системой.
- Путают возврат и вывод из оборота: вывод из оборота (например, утилизация/утрата) — это не возврат поставщику и не вернёт коды контрагенту.
- Делают возврат после уже оформленного выбытия (например, после розничной продажи): такой товар нельзя «просто вернуть поставщику» без корректных операций возврата/восстановления по вашей цепочке.
Рекомендация, чтобы оформить без споров и расхождений
- Зафиксируйте, на чьей стороне коды сейчас (ваш ИНН или поставщик).
- Если коды на вас — оформляйте обратную передачу через ЭДО (УПД или УКД по принятой у вас схеме) строго с перечнем кодов.
- Контролируйте двустороннее подписание документа в ЭДО — без этого возврат по ГИС МТ обычно не «закроется».
- Сверьте коды по факту отгрузки и по документу (особенно при частичных возвратах).
Если уточните, вы возвращаете как оптовый покупатель (юрлицо/ИП) или как розница, и подписан ли исходный УПД, я подскажу, какой вариант (отдельный УПД или УКД к поставке) в вашем случае будет наиболее корректным.