Работа с маркированной продукцией требует строгого учета и контроля движения товара. Каждый код маркировки должен пройти полный жизненный цикл в государственной системе «Честный ЗНАК»: от эмиссии и нанесения на упаковку до вывода из оборота.
На практике у предпринимателей регулярно возникают ситуации, когда товар невозможно реализовать стандартным способом. Например:
- на складе обнаружена партия просроченной продукции;
- этикетка с кодом DataMatrix повреждена и не считывается сканером;
- товар возвращен покупателем из-за брака;
- часть продукции была утеряна при транспортировке;
- товар используется для нужд компании (например, в ресторане или офисе).
Во всех этих случаях необходимо корректно оформить списание кодов маркировки или вывод товара из оборота. Если этого не сделать, коды останутся закрепленными за организацией в системе. Это приведет к расхождениям между фактическими остатками и данными ГИС МТ.
- для должностных лиц — от 1 000 до 10 000 рублей;
- для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
Как работает система маркировки «Честный ЗНАК»
Система цифровой маркировки была создана для отслеживания движения товаров и борьбы с контрафактной продукцией. Каждая единица товара получает уникальный код DataMatrix, который позволяет проследить весь путь товара — от производителя до конечного покупателя.
Основные задачи системы
- борьба с подделками;
- контроль оборота продукции;
- прозрачность цепочки поставок;
- повышение качества товаров на рынке;
- защита потребителей.
Жизненный цикл кода маркировки
| Этап | Описание |
|---|---|
| Эмиссия | Производитель заказывает коды маркировки в системе |
| Нанесение | Код DataMatrix наносится на упаковку |
| Ввод в оборот | Товар поступает в продажу |
| Оборот | Товар перемещается между участниками рынка |
| Вывод из оборота | Код закрывается после продажи или списания |
Если товар не продается через кассу, система не может автоматически завершить жизненный цикл. В этом случае необходимо вручную оформить вывод кода из оборота.
Списание и вывод из оборота: в чем разница
В системе используются два документа, которые часто путают: «Списание» и «Вывод из оборота».
| Параметр | Списание | Вывод из оборота |
|---|---|---|
| Что происходит с кодом | Код списывается | Код окончательно закрывается |
| Что происходит с товаром | Товар перемаркируется | Товар больше не продается |
| Типичная ситуация | поврежден код DataMatrix | просрочка или утилизация |
| Можно ли вернуть код | нет | в некоторых случаях возможно |
Важно: для некоторых товарных групп (например, молочная продукция и вода) документ «Списание» не применяется — используется только вывод из оборота.
Когда требуется ручное списание
При продаже товара через онлайн-кассу код маркировки выводится из оборота автоматически. Но есть множество ситуаций, когда автоматический механизм не работает.
| Ситуация | Причина в системе | Документ |
|---|---|---|
| Просроченный товар | Истечение срока годности | Акт списания |
| Брак или повреждение | Повреждение | Дефектный акт |
| Утрата товара | Утрата | Акт инвентаризации |
| Использование для нужд компании | Собственные нужды | Приказ руководителя |
| Утилизация | Уничтожение | Акт утилизации |
| Интернет-продажа | Дистанционная продажа | Заказ или накладная |
Пошаговая инструкция по списанию товара
1. Авторизация в системе
Войдите в личный кабинет «Честного ЗНАКа» с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
2. Выбор товарной группы
- молочная продукция
- обувь
- одежда
- табачная продукция
- парфюмерия
- шины
3. Создание документа
Перейдите в раздел:
Документы → Добавить → Вывод из оборота
4. Заполнение реквизитов
- причина вывода;
- адрес площадки;
- номер документа;
- дата документа.
5. Добавление кодов маркировки
Добавить коды можно несколькими способами:
- ручной ввод;
- сканирование кодов;
- загрузка Excel-файла;
- указание GTIN и количества.
6. Проверка кодов
Перед отправкой обязательно обновите статус кодов — система проверит их корректность.
7. Подписание документа
После проверки документ подписывается электронной подписью и отправляется в систему.
Режимы учета маркированных товаров
Объемно-сортовой учет
- указывается только GTIN товара;
- указывается количество;
- индивидуальные коды не нужны.
Используется для некоторых категорий товаров:
- молочная продукция;
- вода;
- напитки.
Поэкземплярный учет
- указывается каждый код DataMatrix;
- учитывается каждая единица товара;
- требуется сканирование кодов.
Применяется для большинства категорий:
- обувь
- одежда
- парфюмерия
- табак
- шины
Чек-лист: как избежать ошибок при списании
- проверяйте статус кодов перед отправкой документа;
- используйте правильный тип документа;
- указывайте корректный адрес площадки;
- не смешивайте коды разных товарных групп;
- храните подтверждающие документы.
Сроки передачи сведений
| Срок | Описание |
|---|---|
| 3 рабочих дня | стандартный срок передачи данных |
| 1 рабочий день | для отдельных категорий товаров |
| 30 дней | для труднодоступных регионов |
Советы для бизнеса
Чтобы избежать проблем с системой маркировки, рекомендуется внедрить в компании внутренние процедуры контроля.
- проводить регулярную инвентаризацию;
- обучать сотрудников работе с кодами маркировки;
- использовать специализированные сервисы автоматизации;
- контролировать сроки передачи данных в систему;
- хранить документы минимум 5 лет.
FAQ — Частые вопросы
Можно ли списать товар с поврежденным кодом?
Да. Если код известен, его можно ввести вручную. Если код полностью утрачен — потребуется инвентаризация.
Нужно ли отражать списание в бухгалтерском учете?
Да. Документы в системе маркировки не заменяют бухгалтерские проводки.
Можно ли списать большую партию товаров?
Да. Для этого используется загрузка Excel-файла со списком кодов.
Итог
Корректное списание кодов маркировки — обязательная процедура при работе с системой «Честный ЗНАК». Несвоевременное оформление документов может привести к расхождениям в учете, штрафам и проверкам.
Чтобы избежать проблем, важно своевременно оформлять документы, контролировать движение товаров и соблюдать требования законодательства.
